Решение для управления средой печати. Система управления печатью

Цели создания

• Минимизация рисков утечки и потери данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Оптимизация расходов на печать и обеспечение эффективного использования оборудования.
• Управление процессами печати и оптимизация документооборота.

Задачи, которые решает система

• Безопасный вывод документов на печать и контроль копирования.
• Безопасное хранение и обработка всех документов, отправленных на печать.
• Централизованное администрирование системы и управление политиками печати.
• Мониторинг информационных потоков и получение подробной статистики о пользователях и устройствах.

Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет процессы обеспечения информационной безопасности внутри организации. Как правило, подразделения информационных технологий и безопасности почти не контролируют важную информацию в процессе и после завершения печати. Ошибки маршрутизации или потери документов при печати могут негативно повлиять на безопасность конфиденциальных данных даже при наличии внедрённых средств защиты информации на различных уровнях корпоративной сети. Очень важно, чтобы распечатку документа получил именно сотрудник, отправивший задание на печать, а не кто-то другой.

Печатные копии документов являются наиболее простым и удобным способом получения персональных данных (ПДн) для нарушителя. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch за 2013 год, основным каналом утечек ПДн уже не первый год остается бумажная документация.

Компания ЭЛВИС-ПЛЮС предлагает эффективное решение проблемы контроля и управления печатью. Предлагаемая система создается на основе продуктов производителей — лидеров в сегменте средств контроля и управления печатью — Ysoft , Ringdale и АРТИ .

Предлагаемые решения по выполняемым функциям можно условно разделить на 3 группы:

• система контроля копирования CopySafe (АРТИ);
• система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ);
• системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).

Система контроля копирования CopySafe (АРТИ)

Система CopySafe предназначена для контроля доступа и получения информации о сеансах копирования документов. CopySafe позволяет получать образ копируемого документа и статистическую информацию о сеансе работы с устройством копирования.

Система представляет собой программно-аппаратный комплекс. Аппаратная часть включает устройство съема информации, встраиваемое в копировальный аппарат или МФУ и систему идентификации пользователя с помощью бесконтактной магнитной карты. Для неавторизованных пользователей функция копирования становится недоступной. При копировании документа параллельно со считыванием оригинала его цифровой отпечаток отправляется в архив (базу данных) и/или специалисту по безопасности, в зависимости от принятых в организации политик.

Ключевые функции CopySafe:

• Управление доступом к функции копирования документов;
• Формирование архива образов скопированных документов;
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований и актуализации перечня конфиденциальной информации.

Система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ)

Программное решение Принт-Контроль Про содержит набор инструментов по управлению, контролю и обеспечению безопасности печатного документооборота. Решение призвано минимизировать риски утечки информации в процессе её распечатки и оптимизировать расходы на содержание офисной техники.

Ключевые функции:

• Сбор статистики с локальных и сетевых устройств печати.
• Формирование архива образов отправленных на печать документов.
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований.
• Контекстный анализ содержимого печатаемого документа на наличие конфиденциальной информации.
• Оповещение службы безопасности о печати документа, содержащего конфиденциальную информацию, лицом, не имеющим прав на печать такой информации.

Системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing и SafeQ — комплексные программно-аппаратные решения по управлению выводом документов на печать. Решения работают с печатающими устройствами любых производителей, а также имеют варианты исполнения в виде терминалов — МФУ со встроенным ПО и средствами аутентификации.

Ключевые функции:

• Безопасность печати и копирования. Пользователь получает задания только после авторизации на печатающем устройстве.
• Доступ к возможностям копира, факса и сканера также получают только авторизовавшиеся пользователи.
• Учёт и квотирование. Система позволяет получать подробные отчеты об отпечатанных и скопированных заданиях.
• Маршрутизация заданий и печать по правилам. Пользователь может получить свои задания на любом принтере, подключенном к системе, что снижает простой в случае выхода из строя оборудования.

Архитектура системы на примере решения FollowMe Printing представлена на рисунке:

Процесс печати при внедрении системы для пользователя не изменяется, задания на печать отправляются из любых доступных приложений. Задание отправляется на виртуальный сервер печати Q-Server и сохраняется там до тех пор, пока пользователь не авторизуется на одном из устройств с помощью персональной карты. Только после авторизации задания пользователя распечатываются на принтере.

• Имя пользователя/пароль в домене MS Windows AD.
• PIN-коды.
• Бесконтактные карты (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Магнитные карты.
• Штрих-коды (QR).
• Сканер отпечатков пальцев.

Выгоды от внедрения систем:

• Повышение безопасности данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Снижение затрат на печать и копирование в организации и повышение эффективности использования оборудования.
• Повышение эффективности работы подразделения ИБ компании.

Наша система позволяет: Для рядовых пользователей работа системы выглядит следующим образом:

Отправив документы на печать, сотрудник подходит к любому свободному принтеру, прикладывает к стоящему рядом терминалу именную карточку и получает на экране список отправленных документов. Дальше он может решить, что печать сейчас, что отложить на потом, а что уже не нуждается в печати.

Терминалы и ПО для сервера предоставляем мы. Карточки тоже. Если в офисе уже используются какие-то карты или брелки для идентификации – можно использовать их и здесь. Никакого специального ПО устанавливать на компьютеры пользователей не требуется. Для запуска системы нужно только чтобы ваши принтеры имели сетевой интерфейс, а в офисе работал Wi-Fi.

Фактически, во многом "АБИУС Принт" является продвинутым, значительно более дешевым во внедрении и простым в поддержке российским аналогом иностранных Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Если вам интересны подробности работы нашей системы, посмотрите

Сегодня в различных организациях установлены тысячи печатающих устройств, и зачастую руководители этих организаций не представляют ни точное их количество, ни объемы печати, ни стоимость содержания печатной инфраструктуры.

Отсутствие комплексной системы управления печатью влечет за собой:

• неэффективное использование печатной техники и, как следствие, частые поломки;
• неконтролируемые и непредсказуемые затраты на расходные материалы;
• злоупотребление сотрудников печатью непрофильных документов;
• нарушение политик безопасности при печати конфиденциальной информации.

Для решения задач контроля, управления и обеспечения безопасности офисной печати компания «Ай-Теко» предлагает использование автоматизированной системы управления печатью (АСУП).

Выгоды, получамые заказчиком от внедрения АСУП:

• Снижение расходов на печать и повышение их прозрачности.
  Экономия достигается за счет отказа от перепечатывания документов, снижения количества непрофильной печати, а также применения автоматических корпоративных политик печати. Снижение расходов от внедрения АСУП в среднем составляет 15-30%, но может достигать до 50% от общих затрат на печать.
• Проактивный мониторинг состояния парка печатной техники.
  Мониторинг состояния устройств печати позволит узнать о проблеме с принтером или МФУ еще до того, как с ней столкнулся пользователь. Кроме этого, пользователь может воспользоваться для печати соседним исправным устройством без каких-либо дополнительных манипуляций. Все это позволит сбалансировать нагрузку на службу поддержки и снизить негативный эффект от простоя оборудования.
• Повышается общий уровень безопасности, особенно при печати конфиденциальных документов.
  АСУП обеспечивает безопасность операций печати, копирования и сканирования за счет авторизации пользователей заданным способом на принтерах и МФУ. Возможен контроль содержания печатаемых документов и прав доступа пользователей к конфиденциальной информации с возможностью уведомления служб безопасности.
• Повышается удобство и эффективность работы пользователей с оргтехникой.
  Встроенное в АСУП управление сканированием позволяет пользователю получить результаты сканирования в один клик. За счет роуминга заданий печати, пользователи могут получить отправленные внутри организации на печать задания на любом принтере или МФУ, на котором они авторизовались. Также сотрудникам можно предоставить возможность осуществлять печать со своих смартфонов и других мобильных устройств.

Основной функционал АСУП:

• Сбор статистики и построение подробных отчетов по операциям печати/копирования в разрезе пользователей и устройств печати;
• Централизация управления и оптимизация процессов печати/копирования/ сканирования;
• Повышение доступности сервиса печати;
• Обеспечение безопасности процессов печати/копирования/сканирования;
• Мониторинг устройств печати;
• Формирование архива образов отправленных на печать документов;
• Интеграция с внешними системами для автоматизированной печати (SAP, АБС и т.д.);
• Ведение учета затрат на печать/копирование/сканирование в разрезе проектов и бизнес-подразделений;
• Печать с мобильных устройств;
• Многофакторная аутентификация;
• Отказоустойчивая печать, распределение нагрузки между устройствами печати;
• Оптимизация расхода тонера.

Мы работаем с проверенными решениями ведущих мировых производителей:

• YSoft SafeQ
• Pharos BluePrint
• Cirrato
• Ringdale FollowMe
• HP Access Control

FollowMe — комплексное решение для обеспечения контроля доступа и управления процессами печати, копирования, сканирования и отправки электронной почты, факсов и централизованного учета, аудита этих процессов.

Решение ориентировано на обеспечение безопасности печати и учёт работ, выполняемых пользователями. В зависимости от конфигурации, система также может отслеживать и управлять количеством напечатанных и скопированных документов. Адресат задания может напечатать его на том принтере (с установленным FollowMe), какой ему удобней в данный момент. Печать будет следовать за ним. Решение построено на базе терминалов доступа, бесконтактных карт и программного обеспечения FollowMe Q-Server на архитектуре клиент-сервер.

MyQ — решение для управления системой печати, которое обеспечивает сокращение затрат на обслуживание инфраструктуры печати, оптимизацию парка печатающего оборудования, даёт подробную отчетность о затратах с автоматической отправкой на e-mail, экономит рабочее время сотрудников, обеспечивает конфиденциальность при печати, предотвращает использования принтеров не по назначению.

Решение MyQ совместимо с любыми инфраструктурами, состоящими из различных устройств печати от разных производителей. Поддерживает множество технологий идентификации пользователя: контактные и бесконтактные карты, карты с чипами и пин-коды, при легкой замене одного стандарта на другой.

KYOCERA Net Manager 5 — решение для обеспечения безопасности и управления печатью, предоставляющее широчайший спектр возможностей для управления и мониторинга печати.

Возможности и особенности программы включают: отправка на печать один раз и печать на любом устройстве сети, реализация безопасной печати, авторизация на устройствах карточкой или по PIN-коду, сбор статистики и генерация отчетов, возможность ограничения цветной печати для определенных групп пользователей, для определённых приложений.

PaperCut — решение для контроля за печатью документов, позволяющее выделять квоты и вести отчётность.

PaperCut известен своей комбинацией мощных возможностей и простотой использования. PaperCut сопровождает процессы печати, обеспечивая настройку квот на печать, анализ стоимости печати и её снижение.

SiteAudit — программное решение, которое определяет, уменьшает и полностью управляет затратами на расходные материалы для принтеров и МФУ на протяжении всего их жизненного цикла.

SiteAudit может обнаружить все принтеры, как непосредственно подсоединённые к компьютерам, так и сетевые, и имеет возможность отслеживать расходы. SiteAudit ведет к снижению затрат принтеров, собирая до 500 различных параметров и анализируя их при помощи мощных статистических алгоритмов. Пользователи полагаются на возможности SiteAudit по сбору и анализу данных, чтобы избежать лишних закупок и снизить затраты на гарантийное и сервисное обслуживание аппаратов и их администрирование.

SafeQ — серверное программное обеспечение, обеспечивающее удобный и безопасный метод идентификации пользователей с помощью магнитных карт и/или ввода PIN на терминале доступа.

SafeQ обеспечивает продвинутые функции защищенной печати (Secure Print), что позволяет пользователю получить отправленную на печать работу на любом офисном МФУ, подключенному к системе SafeQ (функционал Follow-me). Сервер SafeQ контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети заказчика. Выполненные работы записываются на счет конкретного пользователя, группы, проекта. Мониторинг загруженности аппаратов используется для оптимизации печатной среды. Удобная функция защищенной печати – одно из преимуществ SafeQ. Данное программное обеспечение обеспечивает тотальный контроль за всеми печатными документами в офисе.

HP Access Control — решение по управлению доступом к печати, позволяющее эффективно отслеживать и контролировать затраты на печать и обработку изображений, а также осуществлять сбор данных на уровне отдельных устройств и пользователей.

Внедрение решения позволяет добиться более ответственного поведения сотрудников, снизить затраты и исключить печать ненужных документов. Пользователь может воспользоваться функциями аутентификации (проверки прав доступа), авторизации печати, учёта заданий, отправляемых на печать, ведения контрольных журналов, прописывания политик безопасности.

Xerox PrintSafe — базовое, недорогое решение для безопасной печати, которое может интегрироваться со считывателями карт третьих поставщиков и совместимо с большинством печатающих устройств различных производителей.

Основные функции продукта: безопасная печать по картам и/или PIN-коду, функция «Pull print» («Печатаю, где хочу»). Основная задача PrintSafe – удовлетворение потребностей заказчиков, заинтересованных в безопасной печати, для которых продвинутые возможности по настройке правил и политик печати, учету и отчетности, управлению сканированием и мобильной печатью являются второстепенными.

bEST Guard — приложение, обеспечивающее защиту конфиденциальной информации компании путём сохранения копий документов и журналов операций во внешней базе данных.

Эта программа, позволяющая предотвращать или выявлять утечки информации, - лучшее решение для компаний и их подразделений, в работе которых конфиденциальность данных играет важную роль.

Возможности:

• Запись всех действий, реализуемых на МФУ
• Копии всех страниц любой операции сканирования, печати, копирования или факса отправляются в формате PDF во внешний источник хранения данных, включая дополнительную информацию о пользователе, времени и статусе задания
• Возможность просмотра журнала действий администраторами в любое время
• Простая установка на сервере, работающем под управлением ОС Windows

Преимущества:

• Поддержка отдела ИТ в реализации безопасной корпоративной среды
• Прозрачная система отслеживания обрабатываемых заданий при использовании сетевых МФУ
• Поддержка реализации превентивных мер безопасности
• Соответствие высочайшим стандартам безопасности