В учреждениях, где налажен электронный документооборот, после регистрации электронная регистрационно-контрольная карточка (ЕРКК) вместе с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции.

При этом каждый руководитель или исполнитель наделяется определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной, по которой документы раскладываются по сформированным им согласно классификатору делам, и которые или ждут начала выполнения (в деле "Документы, поступившие"), или приняты сотрудником к исполнению (в деле "Документы на исполнении"), или переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в деле "На контроле").

В ходе работы с электронными документами должно быть обеспечено комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базы данных систем.

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к ЕРКК. Исходящий документ, сопровождаемый соответствующими реквизитами ЕРКК, может быть защищен электронной цифровой подписью, зашифрован и передан адресату.

Различие процессов обработки документов для автоматизированного документооборота, от этих же процессов в электронном документообороте, невелико.

Поскольку в автоматизированном документообороте используются современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном его варианте не содержится.

Очень важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в СЕДД, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Технологию электронного документооборота на этой стадии поддерживают следующие функциональные возможности системы:

Прикрепление к регистрационно-контрольной карточки (ЕРКК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица к документам, относящимся к ее компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

Осуществление полнотекстового и атрибутивного поиска электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Отправка по электронной почте или публикация на Интернет-портале учреждения электронных исходящих документов (с использованием электронной почты, защищенных с помощью сертифицированных средств;

Формирование и оформление дел, то есть группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуры;

Архивное хранение электронных документов. Основной единицей учета в системе остается ЕРКК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, оперативность поиска.

Обработки и отправления корреспонденции

Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской службой.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства учреждения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

С использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи.

В случае отправки факсограмм и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо также отправить оригинал документа в бумажной форме.

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок ссылка адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией учреждения с учетом имеющихся в учреждении технических и программных средств.

Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайных или умышленных изменений или уничтожения информации.

Исходящие документы обрабатываются и отправляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства

Во время приемки от исполнителей исходящих документов с бумажными носителями проверяются:

Правильность оформления документа (состав и размещение на нем всех реквизитов);

Наличие и правильность указания адреса корреспондента;

Наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

Наличие виз на копиях документов, остающихся в делах учреждения;

Наличие на документе отметки о приложениях;

Соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп

Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковка). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, содержащихся в конверте.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заранее машинописным или типографским способом.

Документы, доставляемые фельдъегерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.

Досылки или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.

Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие почтовые отправления в службу делопроизводства в часы, установленные для этого инструкцией учреждения.

Оригиналы приказов, планов, протоколов и т. п. необходимо оставлять в учреждениях - авторах этих документов. Подразделениям направляются их вторые экземпляры.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которая изготавливается заранее типографским способом.

В случае отправки корреспонденции в другие города страны на конверте кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата следует указывать почтовый адрес.

В случае отправки корреспонденции за границу после фамилии адресата также указывается сначала номер дома, улица, город, графство или штат, страна и почтовый индекс. Примеры отправки корреспонденции по Украине и за границу приведены в приложении 5.16.

Возможно применение европейских конвертов с небольшим пластиковым окошком. Главное при этом определить место подписания адреса на письме соответствовало размерам окошка.

В правом верхнем углу конверта рядом с марками иногда указывается порядок направления и особенности вложенной корреспонденции. При этом могут используются такие надписи: Air Mail (Авиа), Confidential (Конфиденциальный), Private (Частный) Urgent (Рекомендуемый), Express (Срочный), Strictly confidential (Совершенно секретный). Документы, доставляемые курьером, необходимо передавать адресатам под расписку в соответствующем журнале.

Созданные средствами вычислительной техники документы отправляются с сопроводительным письмом в упаковке, должно соответствовать техническим требованиям сохранности носителей с записанной на них информацией. Копия сопроводительного письма приобщается к соответствующего дела на общих основаниях.

Вся исходящая корреспонденция и другие почтовые отправления передаются структурными подразделениями или исполнителями в определенные для этого часы, установленные инструкцией по делопроизводству конкретного учреждения.

Неоформленные или должным образом не оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Исходящие документы и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать секретарю-референту до установленного часа.

Секретарь-референт регистрирует исходящие документы в журнале регистрации исходящих документов (приложение 5.7). При этом каждому исходящему документу присваивается номер, который состоит из букв имени и фамилии документа, индекса структурного подразделения и порядкового номера документа с начала года. Например: ГТ/10-56, где ГГ - индекс, который указывает, что документ подписан руководителем (И. Тимошенко), 10 - индекс автора документа, 56 - порядковый номер.

Перечень индексов, присвоенных, как пример, подразделениям учебного заведения приведены в приложении 5.16.

Отметку об исходящие документы-ответы делает секретарь-референт в журналах регистрации входящих документов, где проставляются номер и дата исходящего документа указываются фамилия руководителя, подписавшего документ.

Документы, отправляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт. Законвертована корреспонденция маркируется и доставляется в почтовое отделение.

Выполнение требований по рациональной организации как традиционного, так и электронного документооборота возможно только при условии тщательно продуманной технологии обработки документов,соблюдение последовательности выполняемых операций. Для этого следует разработать схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.

Информационные технологии (ИТ) в области обработки издательско-полиграфической продукции можно определить как совокупность методов регистрации, хранения, обработки и передачи информации для печатного и электронного размножения текстовой и изобразительной продукции.

На протяжении продолжительного периода времени ИТ совершенствуются в зависимости от уровня развития науки и техники и меняющихся требований общественно-социального характера.

Новые информационные технологии таким образом, в отличие от предшествующих, характеризуются новыми коммуникационными возможностями (интегрированная обработка с манипуляцией одновременно объектами разной природы), новыми носителями информации (магнитные и оптические диски), новыми подходами в организации обмена информацией (компьютерные издательские системы).

Компьютерная издательская система (КИС) в соответствии с новой издательской концепцией должна служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего в том числе нужды современного бизнеса.

Автоматизация издательского производства затронула все стадии подготовки публикаций - хранение, управление, распространение, даже такой творческий процесс, как подготовку публикации (авторинг). Издательство становится более интенсивным и эффективным.

«Бизнес-критичные» документы - новый термин, в котором отражены требования к продукции в условиях быстроизменяющегося современного бизнеса:

сжатые сроки подготовки и доставки;

возможность оперативного внесения изменений;

соответствие стандартам;

структурное построение;

целостность и надежность (отказоустойчивость);

конфиденциальность, возможность разграничения доступа и аутентификации (установления подлинности) пользователя.

Совершенствование издательского производства происходит в трех основных направлениях:

публикация документов с использованием сети электронных досок, электронной почты, файловых архивов Internet, всемирной паутины WWW;

разработка электронных издательств на базе использования компакт-дисков;

совершенствование традиционной технологии на базе использования компьютерной техники.

Это способ управления данными, при котором последние организованы в виде сети узлов, объединенных между собой связями. Узлы могут быть текстовыми документами, графическими картинками, видеофильмами, аудиозаписями и т. п. Понятие «гипер-текст» было чрезвычайно популярно в конце 80-х, когда впервые широко стали применяться гипертекстовые информационные системы. Сам термин «гипертекст» ввел в обращение Тед Нельсон (Ted Nelson) в 60-х годах нашего века. В то время он руководил разработкой исследовательской гипертекстовой системы Intermedia в университете Брауна (США). Кроме слова «гипертекст», Нельсон разработал теоретические основы гипертекстовой технологии и заложил базу для математического исследования гипертекстовых структур.

Система типа гипермедиа обеспечивает возможность работы с графическими картинками, фотографиями, фильмами, музыкой и речью. Следует отметить, что термин «гипермедиа», который повсеместно применяется в западной литературе, не нашел столь же широкого распространения в отечественных публикациях. Многие специалисты предпочитают называть термином «гипертекст» все информационные системы, построенные по принципу сети информационных узлов.

Реализация новых информационных технологий , связанных с опубликованием в сети электронных документов, в настоящее время выполнена в виде:

электронных досок объявлений;

электронной почты;

файловых архивов Internet (или FTP-архивов - File Transfer Protocol);

«всемирной паутины» Internet - World Wide Web.

Это огромная электронная доска объявлений , разделенная на части согласно интересам ее пользователей. Каждая группа новостей имеет свое название. Система названий имеет иерархическую структуру. Например, группа новостей, описывающих информационные технологии Internet, называется comp.infosystems, что означает - группа «компьютеры», подгруппа «информационные системы». В свою очередь, каждая подгруппа может быть разбита на новые подгруппы.

Электронная почта является другим важным средством обмена информацией в Internet. Она появилась приблизительно в то же время, что и Usenet. Долгое время Usenet даже использовала для передачи новостей каналы электронной почты. Главной задачей электронной почты является обеспечение надежной и быстрой доставки корреспонденции.

Преимущества электронной почты перед обычной очевидны:

Файловые архивы Internet (или FTP-архивы - File Transfer Protocol) - одна из технологий опубликования в сети электронных документов. По этой технологии осуществляются специальные проекты, направленные на создание электронных копий знаменитых книг (Библия, «Песнь о Гайавате», «Приключения Шерлока Холмса», «Приключения Тома Сойера», «Алиса в стране чудес» и др.).

Обеспечивает хранение, обработку и распространение публикаций в виде:

электронной периодики;

справочников, каталогов;

периодических иллюстрированных журналов;

электронных газет;

различного рода энциклопедии;

учебников (гипермедийные издания в рамках виртуального публичного университета).

Использование компакт-дисков является другим приложением идеи электронного издательства. Одним из популярнейших видов CD-изданий являются мультимедиа-энциклопедии.

Издание на CD состоит из собственно компакт-диска с напечатанным красочным штампом, пластиковой коробки и обложки-вкладыша.

Первый этап подготовки издания на компакт-диске называется мастерингом . На этом этапе осуществляется разработка издания на обычных магнитных носителях: верстка, разработка программной оболочки для просмотра материалов, разработка обложки диска.

Второй этап - премастеринг - создание образа компакт-диска и его перенос на технологический носитель для последующего изготовления матрицы.

Третий этап - тиражирование на заводе и печать обложки в типографии.

Один из распространенных программных пакетов, используемых для создания издания на компакт-дисках. Он включает в себя следующие модули:

аудиоредактор для записи музыкальных дорожек;

редактор данных для подготовки CD-ROM;

программу создания вставок к музыкальным компакт-дискам.

оперативная информация (технические замечания, листы изменений, списки изменений в программных продуктах и др.);

изменяющиеся документы (каталоги товаров, прейскуранты, руководства, листы ошибок);

так называемая связанная информация (например, учебник черчения и набор стандартов на конструкторскую документацию).

использовать набор коротких (до 10 страниц) документов, так как отображение страницы из небольшого файла, на который указывает ссылка, происходит быстрее, чем ее поиск в уже открытом объемном документе;

размер страницы выбирать так, чтобы текст хорошо смотрелся на всех мониторах (например, 21,6×14,0 см);

избегать использования цветов, содержащих оттенки, которые плохо воспроизводятся на мониторах с низким разрешением;

не забыть купить право на включение использованных в документе шрифтов в состав издания;

включенные в документ и не нужные в печатном варианте (при необходимости этого) элементы следует задавать в цвете из списка непечатаемыx цветов;

для разрешения проблем с использованием электронного документа на различных платформах следует давать всем файлам и директориям имена в соответствии со стандартом ISO 9660, использовать универсальные графические форматы (например, TIFF), использовать наиболее распространенные шрифты (например, Таймс и Гельветика).

(стандарт файлов PDF - Portable Document Format) - программа для переноса документа с одной платформы на другую, при котором все средства, необходимые для правильного отображения документа, включаются в состав файла и всегда доступны приложению, использующему его. При этом обеспечивается:

включение шрифта в состав файла;

представление символов шрифта в виде кривых;

возможность использования уменьшенных изображений страниц - thumbnails для ускорения визуального поиска нужной страницы и упрощения переноса страниц из одного документа в другой;

возможность для составителя материала при групповом методе работы над документом включать в него необходимые пометки (notes);

возможность сжатия для включаемой в документ графики.

Начиная с момента своего возникновения в 1982 году фирма занималась разработкой приложений языка описания страниц Аdоbе Роstsсript и их коммерческим применением. После широкого внедрения описания стандарта РоstScript и продажи лицензии на его использование фирма сделала язык промышленным стандартом для печати электронных документов. С использованием этого языка Аdоbе и независимые фирмы, конкурирующие с компанией, разработали множество приложений, во многом способствовавших революции в издательском деле.

В качестве разработчика стандарта Adobe развила технологию переноса электронных документов между платформами, сохраняющую элементы форматирования (начертания символов, графику и другие видимые элементы), которые важны для письменных форм. Практически эти средства нашли применение, например, в программе Аdоbе Асrobat уже в 1993 году.

К системным программным пакетам фирмы относятся, помимо Аdоbе РоstSсript, Аdоbе Асrоbаt, например, программный пакет Рrерrеss.

Предназначен для представления документов в одном универсальном формате, называемом Роrtаblе Dосuments Format (РDF), спецификация которого общедоступна:

основанный на языке РоstScript, формат РDF является аппаратно независимым форматом для документов, содержащих текст, векторную и растровую графику;

формат РDF содержит гиперсвязи, описания визуального представления текста, закладки и аннотации;

Adobe Асrоbаt поддерживает такие средства, как Object Linking Embedding (ОLЕ), Dinamic Document Embedding (DDЕ), что обеспечивает интеграцию с другими приложениями;

cтандарт включает средства сжатия, поддержку контекстного поиска и является первым не зависящим от платформы решением для длительного хранения электронных документов.

Это программный интерпретатор языка РоstScriрt, который позволяет абстрагироваться от конкретного контроллера печатающего устройства.

Displау РоstScriрt Level 2 выполняет те же функции, но в отношении вывода на дисплей.

Рrергеss служит для подготовки РоstScript-файлов для типографской печати и брошюрования.

Прикладными продуктами фирмы являются системы верстки, редактирования растровой и векторной графики, видеомонтажа: РаgеМаkег, FrаmеМаker, Рhоtоshор, Illustratоr и Рrеmierе.

Настольная издательская система РаgеМаkеr выпущена изначально фирмой Аldus, а впоследствии приобретена фирмой Аdоbе. Она отличается прежде всего универсальностью, гибкостью в работе над публикацией:

FrаmеМаkеr , базовый продукт Frаmе Тесhnоlоgу, который в настоящее время приобретен фирмой Аdоbе. Пакет считается лучшим в области подготовки сложных многостраничных технических изданий.

В соответствии с современным подходом к концепции компьютерной издательской системы (КИС) она должна быть не только средством для монтажа текста, графики, фотографий, таблиц и формул на рабочем листе, но и служить целям организации продуктивного издательского производства, удовлетворяющего нужды современного бизнеса. В настоящее время КИС должна облегчать процесс подготовки, хранения и распространения публикаций, как традиционных печатных, так и электронных. Она должна включать средства для обеспечения коллективной работы, автоматизации подготовки изданий, управления на протяжении всего жизненного цикла издания.

FrаmеМаkег отличается современным подходом для подготовки и распространения печатных и электронных публикаций, срочной верстки сложных, насыщенных формулами и таблицами документов, подготовки оригиналов-макетов бизнес-критичных изданий:

импорт текста и графики поддерживается по ссылке или непосредственно в документ;

имена стилям верстки страниц, абзацев, таблиц, символов можно задавать в рамках документа и между документами, что значительно сокращает время подготовки издания;

условный текст позволяет хранить множество версий документа в одном файле;

реализовано детализированное сравнение многостраничных документов с генерацией отчета;

существуют такие возможности, как автоматическое переформатирование документа при изменении шаблонных страниц, обтекание текстом графики, поворот текста и графики на произвольно заданный угол;

в среду FrаmеMaker интегрировано интерактивное средство для эффективного ввода, форматирования и редактирования математических формул;

возможно пересечение текстом двух и более колонок;

имеется встроенный в среду Frаmе удобный редактор таблиц;

доступ ко всем функциям осуществляется через панели инструментов;

поддерживаются цветовые модели СМYК (Cyan-Magenta-Yellow-Black), RGВ (Red-Green-Blue), НLS (Hue-Saturation-Luminance) и РАNТОNЕ;

технология InstantView позволяет независимо от платформы просматривать созданный гипертекст без предварительной обработки;

имеется FrаmеViеwег - самое совершенное средство управления гипертекстом на сегодняшний день;

поддерживается коллективная работа над документом в течение всего жизненного цикла документа независимо от платформы;

многочисленные фильтры позволяют осуществлять межплатформенный импорт и экспорт текста и графики;

имеется Frаmе АРI, что позволяет настраивать продукт в соответствии с индивидуальными и корпоративными нуждами;

работа FrаmеМаkег возможна во всех основных операционных средах.

Разработки фирмы Quark начались с 1981 г. с создания текстового процессора для Apple III, а затем и других программ для работы с текстом. Так, одной из первых программ верстки для персонального компьютера была разработка этой фирмы Typeface, вышедшая в 1982 г. для Apple III. В 1987 г. разработан основной пакет фирмы - QuarkXPress, который на сегодняшний день является одним из общепризнанных.

В 1992 г. разработана версия QuarkXPress для Windows, а в 1994 г. - для Power Macintosh. Имеется также и многоязычная версия QuarkXPress Passport, а также система для групповой работы Quark Publishing System.

Вот несколько основных возможностей программы, в результате которых она завоевала положение стандарта в издательском деле:

простота переноса материалов между платформами Macintosh, Power Macintosh и Windows и унифицированный пользовательский интерфейс;

возможность полной подготовки материала к печати от набора, верстки, иллюстрирования до конечной печати;

наличие большого количества дополнений к пакету - Xtensions, которые дают возможность решать специальные задачи, например готовить электронные издания;

использование семи перемещаемых панелей для выбора цвета, списка стилей, палитры расположения, библиотеки фрагментов и др.;

наличие средства регулярного автоматического сохранения рабочего документа;

использование алгоритма сохранения произвольного (ограниченного только желанием) числа предыдущих версий документа;

наличие ускоренного просмотра документа с помощью линеек прокрутки, что обеспечивается тем, что иллюстрации и цветовые оттенки упрощаются. Как только нужная страница найдена, изображение станет в точности таким, каким будет на печати;

возможность переноса документов между платформами так, что совершенно не меняется их внешний вид при условии, что на обоих компьютерах одинаковые наборы шрифтов. Если какого-либо шрифта не хватает, QuarkXPress тут же предлагает замену;

возможность поворота, дублирования, группирования, объединения объектов в библиотеки, растягивания поверх нескольких страниц, раскрашивания;

использование эффекта «прикалывания» объекта, чтобы при работе со страницей он случайно не сдвинулся со своего места;

возможность группирования нескольких объектов для их редактирования с оставлением возможности редактирования одного из элементов группы, не разбивая ее;

наличие масштабирования для просмотра изображения от 10% до 400% с дискретностью 0,1%;

наличие панели внешнего вида документа, позволяющей создавать до 127 пар страниц-прообразов, содержащих такие элементы оформления, как колонтитулы и повторяющаяся графика;

наличие функции формирования надписей «Продолжение на стр....» и «Начало на стр....». При этом номера страниц обновляются автоматически;

возможность перемещения страниц с места на место целиком при необходимости изменить последовательность страниц;

возможность сохранения страницы в формате EPS (Encapsulated PostScript) и дальнейшего быстрого ее масштабирования;

простота импорта иллюстраций благодаря наличию расширений (XTensions) для форматов JPEG и PhotoCD;

возможность предварительного просмотра иллюстрации на экране перед тем как вставить картинку в текст с анализом ее размеров, разрешения и того, сколько цветов она содержит;

возможность изменения контрастности, тени и других параметров графических изображений, состоящих из оттенков серого, прямо из QuarkXPress;

возможность заключить иллюстрацию в рамку, при необходимости и неправильной формы;

реализация популярных цветовых моделей Hue-Saturation-Brightness (HSB), Red-Green-Blue (RGB), Cyan-Magenta-Yellow-Black (CMYK), а также PANTONE, FOCOLTONE, TRUEMATCH и принятых в Японии схем;

возможность раскраски рамки или фона простым перетаскиванием цвета из палитры на нужный объект;

автоматическое добавление цветовой палитры изображений в формате Encapsulated PostScript (EPS) при их импортировании;

наличие расширения Cool Blends для создания привлекательного фона с пятью узорами, которым можно придать по желанию любую окраску;

наличие системы EfiColor, которая позволяет избежать весьма распространенной ситуации, когда цвета на печати не похожи на экранные. Принцип ее действия таков: каждому устройству ставится в соответствие таблица цветов, так что при печати передается команда «печатать цветом номер такой-то из таблицы для принтера», а не «печатать цветом из смеси красного, зеленого и синего в такой-то пропорции»;

возможность выполнения кернинга и трекинга с наименьшим приращением 0,005 мм;использование четырех типов треппинга:

Подавления, при котором цвет фона полностью подавляет цвет объекта;

Распространения, когда цвет объекта слегка расползается вокруг него;

Замены, при которой цвет объекта заменяет цвет фона;

Наложения, когда объект печатается поверх цветного фона;

возможность решения специальных задач с помощью так называемых расширений QuarkXPress (XTensions). Эти расширения полностью интегрируются с основной программой, становясь дополнительными меню, панелями и инструментами. Часть расширений не является продукцией Quark Inc., а написана другими фирмами, но поддержка ее осуществляется наравне с поддержкой QuarkXPress. Среди расширений есть и позволяющее готовить электронные издания;

разработка в начале 1995 г. нового продукта QuarkXPosure для обработки изображений для платформы Power Macintosh;

Microsoft Office for Windows 95, включающий в себя программы, выполняющие родственные функции и являющиеся лучшими из того, что могут предложить текстовые процессоры, электронные таблицы, коммуникационные и презентационные программы:Имея в виду КИС профессионального уровня, обычно выделяют следующие общие свойства, которые приобретают эти системы в последнее время:

• автоматизация всего издательского производства, совершенствование средств разработчиков и средств настройки;

  поддержка коллективной работы, совместимость документов различных платформ (Windows, Windows 95, Macintosh, PowerMacintosh, UNIX);

  дальнейшее развитие интеграции средств для набора текстов, таблиц, формул, обработки графики, словарей (по принципу «все в одном»);

  дальнейшее совершенствование возможностей работы с графикой;

  поддержка средств создания структурированных, бизнескритичных по срокам и целостности документов, управления документопотоком;

  создание более интеллектуальных программ, например издательских пакетов, которые позволяют один раз создать документ и публиковать его в любом формате. При таком подходе пакеты должны быть в состоянии в отсутствие квалифицированного художника-дизайнера автоматически превращать текст и рисунки в грамотно оформленные документы. Они должны быть в состоянии приспосабливать один раз созданный документ к различным средам и вариантам демонстрации, а не только имитировать бумажные документы на экране. Например, речь идет о возможности автоматического получения одного и того же документа по щелчку мыши в различных видах:

  Печатный вариант для аудитории;

  Версия документа, оптимизированная для формата Letter;

  HTML-документ в программе просмотра;

  Документ, переформатированный для World Wide Web.

Для этого такие пакеты, видимо, должны:

а) отделять форму от содержания, присваивать атрибуты отдельным фрагментам текста (заголовкам, подписям к рисункам, основному тексту и т.д.);

б) быть достаточно интеллектуальными, чтобы преобразовывать эти формы к документам разного формата (автоматически изменять размер и формат текста и рисунков). Например, в издательской системе, работающей по принципу «перетащи и оставь», можно представить себе первоначальную работу с шаблонами, которые определяют основные элементы документа: заголовки, подзаголовки, основной текст, рисунки, подписи и т. д. Но затем нужно обеспечить такую возможность, чтобы, например, после перетаскивания и отпускания текста на рисунке программа автоматически отформатировала бы текст и расположила бы его в подпись к ближайшему рисунку. Или чтобы программа умела автоматически перейти, например, от информационного листка с портретной ориентацией к листовке с ландшафтной ориентацией, к брошюре или к компьютерной презентации, или к странице Web.

Средство борьбы с возможным сдвигом бумаги при печати в несколько красок. При печати цветных изображений краска в типографии наносится в несколько проходов. Естественно, что возможен сдвиг бумаги между проходами. Это может привести к тому, что на границе двух цветов возникнет неокрашенная полоса. Суть треппинга в расширении объектов в сторону возможных дефектов и изменении цветов в этой области так, чтобы дефект скрадывался. Треппинг необходим далеко не всегда. Он полезен лишь в случае, когда граничащие между собой объекты резко отличаются по цвету.

Тип четырехканального (голубой-пурпурный-желтый-черный) цветного изображения, используемого обычно в полиграфии.

Язык структурированных запросов, используемый для взаимодействия с данными в реляционных СУБД.

Стандартный обобщенный язык разметки (описания) документов по стандарту ISO.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Анализ характеристик средств криптографической защиты информации для создания электронной цифровой подписи. Этапы генерации ключевого контейнера и запроса при помощи Удостоверяющего центра с целью получения сертификата проверки подлинности клиента.

реферат , добавлен 14.02.2016


Общая характеристика электронной подписи, ее признаки и составляющие, основные принципы и преимущества применения. Использование электронной цифровой подписи в России и за рубежом. Правовое признание ее действительности. Сертификат ключа проверки ЭЦП.

курсовая работа , добавлен 11.12.2014


Основные алгоритмы реализации электронной цифровой подписи. Понятие секретного и открытого ключа. Программные модули, сроки действия и порядок функционирования электронной подписи. Технология работы с информационной системой "ЭЦП", перспективы развития.

курсовая работа , добавлен 07.12.2010


Организационно-правовое обеспечение электронной цифровой подписи. Закон "Об электронной цифровой подписи". Функционирование ЭЦП: открытый и закрытый ключи, формирование подписи и отправка сообщения. Проверка (верификация) и сфера применения ЭЦП.

курсовая работа , добавлен 14.12.2011


Основные источники угроз безопасности информационных систем. Особенности криптографической защиты информации. Понятие электронной цифровой подписи. Признаки заражения компьютера вирусом. Уровни доступа к информации с точки зрения законодательства.

реферат , добавлен 03.10.2014


Изучение истории развития электронной цифровой подписи. Исследование её назначения, принципов работы, основных функций. Виды электронных подписей в Российской Федерации. Асимметричные алгоритмы подписей. Использование хеш-функций. Управление ключами.

реферат , добавлен 04.06.2014


Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи. Понятие и сущность электронной цифровой подписи как электронного аналога собственноручной подписи, условия ее использования. Признаки и функции электронного документа.

контрольная работа , добавлен 30.09.2013


Сфера правоотношений по применению электронной подписи в новом федеральном законе. Шифрование электронного документа на основе симметричных алгоритмов. Формирование цифровой подписи, схема процесса проверки, ее равнозначность бумажным документам.

курсовая работа , добавлен 12.11.2013

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок - самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

• сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
• должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
• подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
• подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

• дате его формирования;
• авторе данных;
• наименовании документа;
• формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

• возможность длительного хранения;
• удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
• возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
• простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

• Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
• Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:

1. текстовых,
2. изобразительных,
3. звуковых,
4. мультимедийных изданиях,
5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

• Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
• Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
• Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
• Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
• Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
• Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Электронный документ - представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.

Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью . При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную настоящим Федеральным законом;

иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронное издание - электронный документ или группа электронных документов, прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, а также имеющий выходные сведения.

3. Система электронного документооборота

Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления .

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века.

С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела».

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство, архивное дело. Термины - определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование, организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство или система документооборота , распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным работать с документами намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда.

При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.

Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного.

Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.

Электронный документооборот - процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами;

Средства электронного документооборота - программные и/или технические средства, применяемые в электронном документообороте;

Участники обмена электронными документами - физические и юридические лица, а также органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления и иные органы, участвующие в обмене электронными документами;

Отправитель электронного документа - участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью или иным электронным аналогом подписи и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника;

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, который получил адресованный ему электронный документ;

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителем и получателем электронных документов;

Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Прежде всего электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Уже давно утвердилась практика обмена информацией в электронном виде. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями. Но увеличивающееся количество программистов также не остается в стороне и периодически вступает в игру с предложениями проработанных в деталях собственных систем.

Утвердилась даже специальная аббревиатура для таких разработок - АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются серьезные базы данных, требующие длительного изучения, многочисленные и многоступенчатые проверки и перепроверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации.

Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной подписью (ЭП). Электронная подпись - это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Технология создания цифровой подписи достаточно сложная, причем средства создания ЭП могут быть различными. Их правомочность устанавливается законодательно. Более подробно об электронной подписи будем говорить на следующей лекции.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе , выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

надежность доставки (исключение возможности потери документов);

повышенные вероятностно-временные характеристики;

достоверность передаваемых документов;

конфиденциальность документов;

контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов) 1 .

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Системы управления документами (СУД)

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- , видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующиемодули , а именно:

Модуль согласования электронных документов;

Начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;

Подробный журнал регистрации исходящих документов;

Электронный архив документов;

Корпоративный форум;

Различные справочники организации;

Модуль администрирования всей системы.

В свою очередь модуль согласования электронных документов предназначен для выполнения следующих задач:

Создания электронных документов по принятым в организации шаблонам;

Создание маршрута прохождения электронного документа;

Согласования электронных документов всеми заинтересованными лицами, которые участвуют в согласовании;

Перераспределение полномочий одного сотрудника компании другому;

Утверждение документа;

Хранение резолюций всех лиц, которые согласовывали документ;

Согласования в закрытом режиме.

Модуль обработки исходящей и входящей корреспонденции выполняет следующие операции:

Регистрацию исходящей и входящей электронной документации;

Классификацию всей корреспонденции;

Установка контроля;

Выдачу поручений по исходящим и входящим электронным документам;

Ведение подробной переписки;

Направление входящего электронного документа по уже созданным или новым маршрутам движения документа;

Хранение всех связей между исходящими и входящими документами в электронных архивах;

Контроль прохождения электронных документов по созданным маршрутам;

Заполнение журналов в электронных версиях документов организации.

Электронный архив в системе электронного документооборота создан для хранения информационных продуктов , подробного поиска, выбор копий нужных материалов и точного восстановления удалённых или ошибочно утраченных документов.

Модуль контроля и выдачи поручений выполняет следующие операции:

Размещает в системе поручения, данные подразделения в распорядительных электронных документах организации, протоколах совещаний;

Отправляет поручения сотрудникам от руководителя компании, его помощника, а также обеспечивает контроль по срокам выполнения поручений;

Ведет электронные архивы документации организации.

Модуль администрирования выполняет следующие задачи:

Ограничение прав доступа сотрудников организации;

Проверка всех действий пользователя.

Системы электронного документооборота, которые реализуют вышеописанная структура, формирует новое поколение систем автоматизации организаций.

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

1. Системы западного производства. Среды разработок.

2. Системы локального (Россия, Украина) производства, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью локальные разработки.

К первой группе относят такие три западные системы (среды разработок):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Ко второй группе можно отнести следующие компании и системы:

CompanyMedia - ИнтерТраст

OfficeMedia - ИнтерТраст

БОСС-Референт - АйТи

ЗОЛУШКА НТЦ - ИРМ

Эскадо Интерпроком - ЛАН

Системы, которые можно отнести к третьей группе:

1C:Архив - 1C

RBC Docs - РБК СОФТ

DocsVision - Digital Design

IIG Intravert - IIG

IT -Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело - ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - Гарант Интернэшнл

Система «Дело» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-аналитической работы;

отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных документов.

Программно-технологический комплекс «ЗолушкаWIN» - электронная канцелярия

регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

организацию доступа к электронным копиям документов.