Автоматизированные системы документационного обеспечения управления. Автоматизированные системы ДОУ: классификации, основные функциональные компоненты Схема автоматизированные системы документационного обеспечения управления

Введение

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей:

Повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

Повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом.

В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства – одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот – это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

Обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

Автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

Приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

2. Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация – это самый ценный товар. В наше время достаточно стать специалистом в области компьютерных технологий и похитить этот самый ценный товар – информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и невредимой организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозможным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии – ровесница истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

С широким распространением письменности криптография стала формироваться как самостоятельная наука. Первые криптосистемы встречаются уже в трудах Нострадамуса и Леонардо да Винчи.

Бурное развитие криптографической системы получили в годы мировых потрясений: революций, Первой и Второй мировых войн. Начиная с после военного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обеспечения безопасности. Объяснятся это в первую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обеспечения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым передаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

В тоже время новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем, еще недавно считавшихся не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления – криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация – понятия гуманитарные, но для решения проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализ – исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи – другими словами пароли – это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Если вы забыли напрочь свой пароль для входа в базу,

То попробовать вам нужно подобрать его по буквам.

Если он не очень длинный – символов на семь - не больше,

То успеете его наверно, подобрать его при жизни.

Аскар Туганбаев

Современная криптография состоит из четырех крупных разделов:

симметричные криптосистемы.

криптосистемы с открытым ключом.

системы электронной подписи.

управление ключами.

Основные направления использования криптографических методов – передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), установление подлинности передаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

3. Автоматизированная система LanDocs

В этой главе я хочу рассказать об автоматизированной системе LanDocs, с которой я впервые столкнулась, проходя практику на предприятие «Иркутскэнерго». Мне понравилась эта автоматизированная система тем, что она удобна и легка в использование.

4. Назначение и область применение системы LanDocs

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

5. Структура программного обеспечения линии LanDocs

Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно – независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

регистрация документов;

ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами;

обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;

контроль исполнения документов и заданий;

работа в режиме замещения исполнителя;

отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

навигация и поиск документов;

отчетность по документообороту;

сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствамиLAN Image);

интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

интеграция с внешними Windows-приложениями;

применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;

работа через Интернет;

ведение справочников.

7. Документ в системе LanDocs

LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей

Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

защитить от несанкционированного входа паролем;

определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;

персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;

шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

возврат к предыдущей версии;

изменение имени файла;

изменение статуса файла;

назначение права на файл;

просмотр;

редактирование;

удаление.

При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

9. LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы

Назначение программной линии LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;

система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО LanDocs

После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;

повышение точности планирования проекта;

максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;

минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:

от создателя программы - руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;

от заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».

10. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

В этой главе рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управлении, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. В–первых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются её пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи – это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Функциональная схема АС ДОУ «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена на рис. 2.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение»;

модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;

модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);

модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

Заключение

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления качественного анализа, определить перечень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа необходимо сделать следующие основные выводы:

Организациям осуществлять внедрение только готовых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием.

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обеспечить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оперативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.

Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

Основные проблемы технологии управления документооборотом и ведение регистрационно-контрольных форм. Автоматизация делопроизводства компании путем внедрения информационной системы документационного обеспечения. Использование электронной цифровой подписи.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК Кафедра политологии «Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота».

Сущность автоматизации управления документооборотом. Понятие электронного документа и функции традиционного документа. Системы электронного документопроизводства. Новый подход к созданию документов и использование корпоративных информационных порталов.

Электронные и бумажные документы. Внутренний и внешний электронный документооборот. Цифровые аргументы эффективности использования электронного документооборота. Главные особенности EDMS-систем, проблемы выбора и внедрения. Системы управления контентом.

Цели и задачи информатизации судов общей юрисдикции и судебного департамента. Повышение достоверности и полноты первичной информации, получаемой в ходе судебных заседаний. Оперативность сбора и оформления судебных материалов при подготовке и слушании дел

При создании и внедрении систем электронного документооборота неизбежно встает задача определения электронного документа и его подписи. Мы уже почти привыкли работать с электронной цифровой подписью (ЭЦП) для файлов.

Основные источники и приемы обработки информации в туристической отрасли. Программное обеспечение офиса туристического предприятия. Обзор основных систем электронного документооборота в Российской Федерации, проблемы их внедрения, методика их разрешения.

Реляционная система управления базой данных Microsoft SQL Server архитектуры клиент-сервер. Тиражирование данных, параллельная обработка, поддержка больших баз данных. Определение маршрута движения документов в СЭД "Directum" и "Евфрат-документооборот".

Понятие электронного архива и проблема сохранения цифрового наследия, обзор проектов по оцифровке документов. Методы сканирования документов и их распознавания. Организация и создание электронного архива, сохранение цифровых информационных ресурсов.

Основные понятия и преимущества электронного документооборота над бумажным. Проблемы внедрения системы, реализация электронного документооборота. Обеспечение подготовки, автоматизация, форматы и стандарты обмена. Обеспечение гарантированной доставки.

Телефонная база данных компаний и организаций Астрахани и Астраханской области, структурированная по видам деятельности. Удобный доступ к базе данных, содержащей информацию о компаниях и организациях. Информационное обеспечение комплексных задач.

Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

Информационные технологии, организация и перспективы их внедрения в архивах; этапы, объекты и цели информатизации. Направления процесса внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ): базы данных, сканирование документов, сетевые технологии.

Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.

Выбор физических параметров для проектирования локальной вычислительной сети. Разработка концептуальной и логической моделей системы управления документооборотом, ее предметного воплощения, создание баз данных в Ms Access и программного приложения.

Общая характеристика основных подходов к автоматизации документооборота и процессов управления в бизнес-процессе организации. Описание, функции и назначение системы электронного документооборота (СЭД), а также анализ проблем ее комплексной реализации.

Полную версию данного документа с таблицами, графикам и рисунками можно скачать с нашего сайта бесплатно!
Ссылка для скачивания файла находится внизу страницы.

Дисциплина:	Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид работы:	реферат
Язык:	русский
Дата добавления:	11.12.2009
Размер файла:	31 Kb
Просмотров:	11441
Скачиваний:	46
Трудность создания, внедрения и эксплуатации автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Защита информации в электронном документообороте. Автоматизированная система LanDocs. Основные функции системы. Принципы защиты информации.

- В в е д е н и е -

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обесᴨȇчили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит ᴨȇрсᴨȇктивным информационным технологиям, обесᴨȇчивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества - информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная ᴨȇрсᴨȇктивных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обесᴨȇчение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обесᴨȇчению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обесᴨȇчения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обесᴨȇчить достижение следующих целей:

Повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция процессов документационного обесᴨȇчения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

Интеграция информационных процессов в рамках кооᴨȇрации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обесᴨȇчение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, ᴨȇредовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования сᴨȇцификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не усᴨȇху всей работы в целом.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает самый значительный эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства - одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обесᴨȇчивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обесᴨȇчение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обесᴨȇчивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обесᴨȇчение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обесᴨȇчению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обесᴨȇчения управления.

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обесᴨȇчение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, ᴨȇредача документов и на архивное хранение);

Обесᴨȇчение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оᴨȇративное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обесᴨȇчение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

Автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл котоҏыҳ завершен (выполнение правил хранения, обесᴨȇчения поиска и использования; осуществление ᴨȇредачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обесᴨȇчения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной ᴨȇрепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или ᴨȇредаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обесᴨȇчения управления в организациях можно следующим образом:

2. Защита информации в электронном документообороте

Как известно, информация - это самый ценный товар. В наше время достаточно стать сᴨȇциалистом в области компьютерных технологий и похитить этот самый ценный товар - информацию.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием усᴨȇха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранение целой и невредимой организационной структуры является обесᴨȇчение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Проблема защиты информации путем её видоизменения, делающего невозможным её прочтение посторонним лицом, волновала человечество издревле. История криптографии - ровесница истории человеческого языка. Более того, так как в древних обществах ею владели только избранные. Так, например, родилась на свет стенография.

Расширение сфер применения современных информационных технологий выдвигает новые требования к принципам построения и свойствам информационных систем. Сегодня все большую важность приобретает проблема обесᴨȇчения безопасности. Объяснятся это в ᴨȇрвую очередь внедрением и модернизацией информационных технологий в организациях и предприятиях, которые осознали необходимость обесᴨȇчения конфиденциальности своих данных, а так же появлением новых технических приемов, таких как имеющая юридическую силу электроно-цифровая подпись. Кроме того, как это ни парадоксально, совершенствование компьютерных технологий привело к образованию множества лазеек для утечки ценой информации. Так, развитие локальных, а затем корпоративных и глобальных компьютерных сетей, по которым ᴨȇредаются большие объёмы государственного, военного. Коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц, значительно увеличивает возможность проникновения в информационную систему предприятия злоумышленников, если не принять соответствующих мер.

Проблемой защиты информации путем её преобразования занимается криптология (kryptos- «тайный», logos-«наука»). Криптология разделяется на два направления - криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны и напоминают борьбу разработчиков стрелкового оружия и бронежилетов.

Документ и информация - понятия гуманитарные, но для решения проблем защиты информации не обойтись без математики.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализ - исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи - другими словами пароли - это определенная секретная информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Если вы забыли напрочь свой пароль для входа в базу,

То попробовать вам нужно подобрать его по буквам.

Если он не очень длинный - символов на семь - не больше,

То усᴨȇете его наверно, подобрать его при жизни.

Аскар Туганбаев

Современная криптография состоит из четырех крупных разделов:

· симметричные криптосистемы.

· криптосистемы с открытым ключом.

· системы электронной подписи.

· управление ключами.

Основные направления использования криптографических методов - ᴨȇредача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной почте), установление подлинности ᴨȇредаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном виде.

3. Автоматизированная система LanDocs

В этой главе я хочу рассказать об автоматизированной системе LanDocs, с которой я вᴨȇрвые столкнулась, проходя практику на предприятие «Иркутскэнерго». Мне понравилась эта автоматизированная система тем, что она удобна и легка в использование.

4. Назначение и обл асть применение системы LanDocs

Область применения системы LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы ᴨȇрсонала с электронными документами, обесᴨȇчивающей при наличии соответствующего программного обесᴨȇчения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

· создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

· создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оᴨȇративный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

· учет делопроизводственных оᴨȇраций и ведение истории работы с документом;

· автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;

· обесᴨȇчение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

· подписание электронных документов электронной цифровой подписью;

· интеграция с корпоративной электронной почтой.

5 . Структура програм много обесᴨȇчения линии LanDocs

Программное обесᴨȇчение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обесᴨȇчивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обесᴨȇчение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs : ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО . Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети ᴨȇрсональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs : СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ . Серверное программное обесᴨȇчение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку оᴨȇраций чтения, записи, удаления, ᴨȇредачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих оᴨȇраций на сᴨȇциализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обесᴨȇчивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image : СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, ᴨȇремещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Сᴨȇциализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие оᴨȇрации с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Сᴨȇциализированное серверное программное обесᴨȇчение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обесᴨȇчивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обесᴨȇчения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обесᴨȇчение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обесᴨȇчивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обесᴨȇчивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оᴨȇративного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия ᴨȇрехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.

6 . Основные функции сис темы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами;

· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствамиLAN Image);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных оᴨȇраций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

7 . Документ в системе LanDocs

LanDocs - это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом - регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Итак, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают сᴨȇциальный информационный объект - «Документ LanDocs».

Документ LanDocs - это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и оᴨȇраций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект - документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

· Регистрационный карточка - заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) - прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются адмиʜᴎϲтратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как ᴨȇрвая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

· Сведения об истории движения документа и работы с документом - представляют собой совокупность информации, содержащихся в ᴨȇречне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

8 . Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей

· защитить от несанкционированного входа паролем;

· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;

· ᴨȇрсонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;

· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система обесᴨȇчивает Права на файл - список оᴨȇраций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

· возврат к предыдущей версии;

· изменение имени файла;

· изменение статуса файла;

· назначение права на файл;

· просмотр;

· редактирование;

· удаление.

При использовании программного обесᴨȇчения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обесᴨȇчивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неᴨȇрезаписываемых носителей, обесᴨȇчивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

9 . LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпо ративной информационной системы

Назначение программной линии LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и сᴨȇциализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый сᴨȇктр разнообразных проектных решений, таких как:

· система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;

· корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обесᴨȇчивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;

· система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обесᴨȇчивает подготовку сᴨȇциализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает сᴨȇциальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;

· система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО LanDocs

После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обесᴨȇчить:

· максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;

· повышение точности планирования проекта;

· максимальный контроль со стороны руководства проекта, обесᴨȇчивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;

· минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:

· от создателя программы - руководитель проекта, ᴨȇрсонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т ᴨȇрсонал группы обесᴨȇчения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;

· от заказчика - ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оᴨȇративно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, сᴨȇциалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., сᴨȇциалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте ᴨȇрсонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под сᴨȇцифику конкретного проекта - его масштаб, тип внедрения системы, стеᴨȇнь участия ᴨȇрсонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы - подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При ᴨȇредаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».

10. Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

В этой главе рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обесᴨȇчения управлении, являющуюся представителем ᴨȇрвой группы.

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. В-ᴨȇрвых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда сᴨȇциализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обесᴨȇчивающий руководителям и сᴨȇциалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обесᴨȇчивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ должностного лица обесᴨȇчивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются её пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи - это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу адмиʜᴎϲтратора системы. Системный технолог выполняет оᴨȇрации по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование ᴨȇчатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ регистрации исходящих документов обесᴨȇчивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет сᴨȇциальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть расᴨȇчатаны для ᴨȇредачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надᴨȇчаткой.

АРМ системного программиста обесᴨȇчивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обесᴨȇчения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, адмиʜᴎϲтрирование.

· модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же ᴨȇредать документ в модуль «Исполнение»;

· модуль «Исполнение» обесᴨȇчивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;

· модуль «Поиск» обесᴨȇчивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);

· модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и расᴨȇчатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных ᴨȇчатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистема «Адмиʜᴎϲтрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются ᴨȇрсональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

- З а к л ю ч е н и е -

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления качественного анализа, определить ᴨȇречень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа необходимо сделать следующие основные выводы:

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обесᴨȇчения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, сᴨȇциализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество усᴨȇшных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обесᴨȇчение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретросᴨȇктивный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обесᴨȇчение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обесᴨȇчить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводства, но и на обесᴨȇчение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оᴨȇративность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.

Библиография

1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО».

2. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обесᴨȇчения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005.

3. «Руководство пользователя. (С) Информация опубликована на сайт
АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.

Перейти в список рефератов, курсовых, контрольных и дипломов по
дисциплине

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи :

· документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

· обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

· обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

· защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

· обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

· автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

· осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

· во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

· организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

· поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;

· система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

· укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;

· снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;

· качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.

В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В итоге приходится реализовывать дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах их эксплуатации и развития, взаимодействия различных организаций. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

И, тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они дают возможность децентрализовать делопроизводство в любой степени при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля - вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Создаются предпосылки для реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.

Решается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ дает возможность организовать работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.

АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов приема и т.д.

АС ДОУ формирует единое информационное пространство, предоставляющее управленческому персоналу средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Введение

В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.

Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.

Информационные процессы (сбор, обработка и передача информации) всегда играли важную роль в науке, технике и жизни общества. В ходе эволюции человечества просматривается устойчивая тенденция к автоматизации этих процессов, хотя их внутреннее содержание по существу осталось неизменным.

Информация не существует сама по себе, она проявляется в информационных процессах. Человек живет в мире информации и на протяжении всей жизни участвует во всевозможных информационных процессах.

Основными информационными процессами являются: поиск, сбор, хранение, передача, обработка, использование и защита информации.

Действия, выполняемые с информацией, называются информационными процессами.

Процессы, связанные с получением, хранением, обработкой и передачей информации, называются информационными.

Информационный процесс - совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и других), для достижения каких-либо результатов.

Информация проявляется именно в информационных процессах, которые всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и других).

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляет основу информационной деятельности человека. Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Целью данной работы является проанализировать и рассмотреть автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства, разобрать понятие «информационные системы» и проанализировать их при внедрении в автоматизированные системы.

Для достижения цели необходимо разобрать следующие задач: обозначить и определить основные задачи службы ДОУ, разобрать системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, рассмотреть принципы создания информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем.

При этом объектом данной работы является автоматизированные системы делопроизводства.

1. Основные понятия в делопроизводстве и теоретические аспекты АС

1.1 Основные понятия ДОУ

Для раскрытия тему «автоматизированное делопроизводство», необходимо ввести основную терминологию данного аспекта. Начать следует с определения документа. Понятие «документ» пришло к нам из латинского языка от слова «documentum», что в свою очередь означает «доказательство», «свидетельство». Изначально данный термин был введён во времена Петра Первого и имел значение «письменное свидетельство». Вскоре после этого в обиход вошли такие термины как «деловая бумага», «служебный документ» и «акт». Данные термины подчеркивали важность функций документа в системе управления. Федеральный Закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» даёт следующее определение документу - «Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из данного определения следует, что понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация». Федеральный Закон «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 года дает следующее определение понятию «документная информация» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать. Позднее, этот закон был отредактирован и переиздан. В соответствии с определением в Федеральном законе №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «информация» - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

В свою очередь документированная информация - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель.

В организации любой сферы деятельности документ выступает как средство управления деятельностью во всех структурных подразделениях. В этой сфере деятельности, следует сказать «официальный документ», а не «документ» Официальный документ - это документ, имеющий право на использование в организации, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами называется Документационное Обеспечение Управления.

ДОУ занимается всем комплексом работ по созданию, оформлению документов, а также их исполнению и контролю сроков исполнения. Также в данный комплекс входят работы по учету документов, формированию дел из уже исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к передаче в архив.

Данные функции выполняет специальная служба, которая действует как самостоятельное структурное подразделение. При этом называться она может по-разному: отдел Делопроизводства, Общий отдел, Отдел канцелярии, Секретариат или Отдел управления делами.

На предприятиях узкой направленности деятельности достаточно небольшой объем документации, поэтому создание отдельного отдела нецелесообразно. В таких случаях всю работу по ведению документооборота на предприятии выполняет секретарь руководителя организации или сотрудник, специально нанятый для этой работы

Эффективность работы предприятия, а так же качество и скорость принятия управленческих решений зависят от умело продуманной, организованной и налаженной работы делопроизводство на предприятии. Таким образом, можно сказать, что обеспечение управленческой деятельности документами предприятия является важнейшей функцией управления на любом предприятии.

Тем не менее, следует отметить, что каждое предприятие уникально, имеет свою личную форму организации и, поэтому, необходимо подобрать форму службы ДОУ в соответствии формой правления предприятия. Впоследствии регламентация выбранной формы работы с документами фиксируется в инструкции по делопроизводству предприятия.

Организацию работы с официальными документами в настоящее время регулирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Помимо термина «делопроизводство» существует синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления», который наиболее широко раскрывает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

По государственному стандарту документирование - это фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является совокупность операций по созданию документов, их подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению.

Процесс службы ДОУ состоит из нескольких этапов:

1) создание и оформление документов;

2) прием и передача документов;

3) организация движения документов внутри организации;

4) регистрация и контроль исполнения;

5) информационно-справочная работа;

6) хранение документов.

Данные мероприятия осуществляются для выполнения следующих задач:

1) совершенствование форм и методов работы с документацией;

2) обеспечение единого порядка документирования;

3) организация работы с документами;

4) построения информационно-поисковых систем;

5) контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

6) сокращение документооборота;

7) унификация форм документов;

8) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в структуре;

9) внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Для более глубокого рассмотрения функций и задач Документационного обеспечения управления и разобраться чем именно занимается вышеупомянутая служба, необходимо акцентировать внимание на том, что в современном мире любая работа с управленческими документами базируется на компьютерных, информационных технологиях. Функциями службы ДОУ являются не только организация эффективного документооборота, учета документацией, а также контролем за исполнением всех документов в рамках одного предприятия и постановка задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документацией. При этом необходимо обеспечение режима доступа к информации, а также её защита от несанкционированного доступа для совершенствования работы с документации внутри и вне предприятия.

Тем не менее, все эти задачи невыполнимы, если информация, используемая в создании документов, не является полной, объективной, точной, ценной, достоверной и своевременно предоставленной.

1.2 Основные задачи службы документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, мы видим, что без осуществления электронного документооборота работник не может выполнить все операции самостоятельно.

1.3 Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

1.4 Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

* автоматизация делопроизводства;

* автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не только реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

* разработка оригинальной системы автоматизации;

* инсталляция типовой системы автоматизации;

* настройка инструментальных средств автоматизации.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы.

Программа должна быть доступной, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовывать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

В целом автоматизированная система информационного обеспечения может включать следующие блоки:

1. автоматизированная система научно-технической информации (НТИ), задачами которой являются своевременное выявление, учет, выборка и представление пользователям всех документов, рефератов или адресов, которые соответствуют направлению деятельности организации и запросам руководителей и специалистов.

Среди первоочередных задач системы необходимо выделить:

1) учет поступающих источников НТИ (книг, брошюр, научных журналов, статей, научно-технических отчетов и т.д.);

2) автоматизированный учет абонементного обслуживания пользователей, включающий регистрацию выдачи и возврата источников НТИ;

3) состав ление и ведение различных указателей, бюллетеней;

5) информирование работников управления о текущих научных, технических, экономических и т.п. достижениях в соответствии с их информационными потребностями по постоянным или разовым запросам (в ре жиме избирательного распространения информации и ретроспективного поиска);

6) поиск и выдача научно-технической информации, соответствующей решаемой проблеме на различных этапах процесса принятия решения;

2. автоматизированная система нормативной. и правовой информации. Указанные виды информации выступают как базисные регуляторы принятия решений, в том числе на их основе проверяется юридическая обоснованность решения. Ограниченные возможности управленческих работников в ручной обработке больших объемов данной информации приводят к недостаточной информированности руководителей о действующих нормативах. Одним из путей совершенствования обеспечения правовой информацией является автоматизация;

3. автоматизированная документальная система организационно-рас порядительной информации;

4. автоматизированная фактографическая информационно-справочная система.

Каждая из перечисленных подсистем играет вполне определенную роль в процессе принятия решения. Фактографическая система используется для получения и обработки конкретных сведений о состоянии и динамике управляемого объекта. Автоматизированная система научно-технической информации снабжает руководителей и специалистов необходимой научной и технической информацией, без которой невозможно обоснование решения. Автоматизированная система нормативной и правовой информации необходима для юридической поддержки принимаемых решений. Центральное место относительно других подсистем занимает автоматизированная система организационно-распорядительной информации(ОРИ), выступающая как канал оперативной связи между управляющей и управляемой системами и отражающая весь цикл принятия управленческого решения от диагностики проблемы до выбора и реализации альтернативы. Таким образом, система ОРИ - не просто информационно-поисковая система, она активно участвует и влияет на управленческий процесс. Ее основные задачи - создание оптимальных условий для организации системы и процессов управления, осуществление своевременного принятия решений и доведение их до конкретных исполнителей, обеспечение своевременного контроля за сроками, качеством и объемом выполнения решений на всех уровнях управления.

2. Информационные системы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечение управления

2.1 Основные принципы разработки системы информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем

электронный документооборот автоматизация

Опыт проектирования отечественных и зарубежных управленческих информационных систем (УИС) показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах, которые мы и будем рассматривать как объект проектирования в данной главе.

Достаточно обширный опыт эксплуатации автоматизированных систем в управлении позволяет сформулировать основные принципы их создания. Эти принципы можно условно подразделить на 3 группы:

1) управленческие;

2) технические;

3) организационные.

К первой группе относятся принципы системности, комплексности, эффективности создаваемых систем и принцип новых задач.

Принцип системности требует, чтобы проектирование информационной системы базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта.

Принцип комплексности предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в том числе и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, как показала практика, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип комплексности получил реальное воплощение в переходе от создания локальных систем к созданию интегрированных автоматизированных систем.

Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации . Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.

В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.

Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Проведение в рамках автоматизированной системы только локальных учетно-отчетных задач оказывается неэффективным.

Ко второй группе принципов проектирования относятся технические принципы, соблюдение которых совершенно необходимо:

1) комплексное использование вычислительной техники и программных средств;

2) создание единой информационной базы системы;

3) организация непосредственного общения пользователя с системой.

Комплексность в использовании технических и программных средств приобретает все большее значение по мере расширения сферы применения вычислительной техники.

Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессом, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по информационному обеспечению. Такие должности уже введены на ряде предприятий. Основными функциями специалиста по информационному обеспечению являются:

1. организация работ по проектированию, сопровождению и развитию интегральной базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем информационного обеспечения;

2. совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов;

3. организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных;

4. обеспечение надежного функционирования систем информационного обеспечения.

Главный специалист по информационному обеспечению (ИО) руководит работой службы информационного обеспечения, которая осуществляет в соответствии с планом разработку, внедрение и эксплуатацию управленческой информационной системы. В составе службы целесообразно выделить группы по работе с внутренней и внешней информацией. Координация работы этих групп, так же как и обеспечение взаимодействия службы информационного обеспечения с другими службами организации, является одной из важнейших функций главного специалиста.

Сложилось два подхода к проектированию автоматизированных систем управления (АСУ):

1) дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления);

2) индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления).

Опыт свидетельствует, что наиболее перспективным представляется объединение этих двух подходов и подчинение их единой цели. Общая схема проектирования информационного обеспечения может быть представлена в следующей последовательности:

Анализ системы принятия решений . Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных запросов , т.е. необходимо определить, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений . Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, УИС была бы безнадежно сложной. Решения, по которым требуется одна и та же информация, необходимо сгруппировать в одну задачу управления. Другими словами, УИС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой.

Проектирование процесса обработки информации . На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, передачи, хранения и модификации информации.

Последний этап - это создание и воплощение системы , цель которой оценивать выдаваемую УИС информацию и распознавать ошибки. Кроме того, необходимо допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, а следовательно, необходимо создать процедуры для их выявления и корректировки системы. Таким образом, систему необходимо проектировать так, чтобы она была гибкой.

Распространенным и результативным исследовательским приемом в осуществлении работ по проектированию УИС является анализ решений, принимаемых в каждом звене, на каждом уровне, каждым руководителем. Анализ принятых решений позволяет представить весь комплекс задач, возникающих перед субъектом управления, определить задачи, решение которых обязательно для данного уровня или руководителя и обеспечить их информационную поддержку, обосновать эффективные методы их решения. Разработка методов должна быть ориентирована на максимальное использование научных достижений, в том числе математических моделей.

УИС не возникают мгновенно. Для внедрения такой интегральной автоматизированной системы компании требуется 3 - 5 лет. Следовательно, в разработке УИС всегда присутствует элемент долгосрочного планирования. Этот тезис применим и для организации информационного обеспечения в традиционной форме.

Опыт проектирования и разработки АСУ в 1970-1980-е гг. нашел отражение в ГОСТах, где представлены основные рекомендации и требования, прошедшие проверку временем.

В соответствии с ГОСТом 20914-75 можно выделить следующие стадии проектирования АСУ:

1. предпроектная стадия;

2. стадия проектирования;

3. внедрение.

Предпроектная стадия включает в себя предпроектное обследование и разработку технического задания на АСУ. Важнейшими результатами этого этапа выступает описание целей и задач информационной системы; выработка общих требований к ее созданию; разработка программы проведения обследования, в рамках которого изучаются и уточняются: информационная модель управления; структура и функции организации, перечень задач, подлежащих автоматизации; ориентировочный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы информационного обеспечения.

Этап проектирования связан с разработкой технического и рабочего проектов. Разработка технического задания включает проведение обследования действующего объекта (организации или подразделения) и его систем управления или ближайшего объекта (аналога нового объекта). Для решения задач информационного обеспечения анализируются потоки информации, системы классификации и кодирования, формы документации, а также исследуются СУБД, структуры имеющихся баз данных и методы их интеграции. Результаты этих работ включаются в состав исходных технологических требований и оформляются в соответствии с ГОСТами 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, с учетом ГОСТов 24.202-80 и 24.205-80.

При разработке технического проекта необходимо подробно остановиться на анализе всей используемой информации с точки зрения ее полноты, непротиворечивости, отсутствия избыточности и дублирования, а также на разработке форм выходных документов. Результаты такого исследования оформляется документом «Описание информационного обеспечения», в котором конкретизируются требования к организации ИО. Документация технологического характера должна соответствовать требованиям ГОСТа 24.101-80 с учетом ГОСТа 24.205-80. В соответствии с методическими материалами допускается оформление работ этого этапа в виде отдельного раздела технологического проекта, разработку которого разрешается завершить в сроки, отличные от установленных сроков представления проектно-сметной документации, но не позднее начала стадии «Ввод в действие».

На стадии рабочего проектирования в качестве одного из основных этапов выделяется разработка рабочей документации на информационное обеспечение ИС, целью которого является создание необходимого программного обеспечения, подготовка на машинных носителях нормативно-справочной и производственной информации для первичной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователям и инструкции по эксплуатации. На этом же этапе целесообразно разработать и утвердить положение об администраторе баз данных. Состав документации должен включать: технический проект информационной системы; описание организации информационной базы; описание систем классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; формы выходных документов.

Этап внедрения УИС включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. На данном этапе также осуществляется опытная эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний.

Проведение работ по созданию автоматизированных систем всех типов регламентируется ГОСТом 24.601-86 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Общие требования и совокупность работ на всех стадиях, и этапах определяются ГОСТом 24.602-86 «Состав и содержание работ по стадиям создания».

2.2 Информационные системы, их свойства и характеристики

Информационная система - это система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

Задача информационных систем - информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Что касается характеристик и свойств информационных систем, то в первую очередь стоит сказать о величине и сложности.

Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами.

Сложной системой большого масштаба называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но и вообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека . Особенность состоит в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли).

Уникальность. Каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Динамичность. Информационные системы с течением времени меняют свою структуру и состояние элементов.

Распределённость означает пространственное расположение отдельных компонент системы.

Состояние информационной системы - это совокупность системно взаимосвязанных организационно-технических, процедурных, информационных и правовых структурных решений.

Дадим определения введенных понятий. Фиксированную организацию состава, количества, архитектуры (взаимосвязи) комплекса технических средств и систем, а также технического персонала и личного состава, непосредственно участвующего в выполнении информационных процедур, можно определить как состояние технико-организационной структуры информационной системы или как организационно-техническое структурное решение.

Фиксированную организацию состава, последовательности информационных процедур можно определить как состояние процедурной структуры информационной системы или как процедурное структурное решение.

Под правовой базой информационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др.

2.3 Информационно-управляющая система, её цели и задачи

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей вероятность создания ее мала. Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Широкое распространение компьютеров в организациях позволяет управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации.

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют руководителю получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности.

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.

1. Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2. Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3. Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена, требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для начальника Технического отдела, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе и отнимать время.

2.4 Источники управленческой информации

Внутренние источники - это документы, создаваемые непосредственно в организации. В ним относятся организационно-распорядительная, специальные системы документации (кадровая, финансовая, плановая и т.д.), а также другие материалы фирмы. Среди наиболее интересных документов выделим отчеты: ежедневные (анализ убытков, статистика эффективности труда, анализ потерь времени, полученные заказы); еженедельные (анализ сверхурочных, выполнение работы, контроль проектов); ежемесячные (отчет о деятельности отделов, анализ кадровых изменений, анализ накладных расходов, анализ сбыта, отчет о расходовании запасов, анализ изменений сбыта, счет прибылей и убытков, балансовый отчет, анализ бухгалтерской отчетности, кассовая наличность, просроченные счета); ежеквартальные, полугодовые и годовые (счет прибылей, балансовый отчет, источники и использование фондов, отчеты о работе отделов). В зависимости от конкретных условий функционирования организации отчетная документация может иметь свою периодичность, форму представления информации. Кроме того, могут быть сформированы виды отчетности, которые соответствуют задачам автоматизации. В дополнение к регулярным отчетам составляются отчеты о длительном наблюдении за отдельными факторами и ситуациями.

Внутренние источники можно в свою очередь подразделить на первичные и вторичные. К первичным относятся те, в которых фиксируются конкретные оперативные данные о результатах деятельности организации - это учетные документы, ОРД и др. Первичные источники являются наиболее достоверными.

Вторичные документы - тексты обобщающего, сводного и отчетного характера, т.е. сводки, отчеты, докладные, аналитические записки, прогнозы и т.д. Данные источники содержат, как правило, агрегированные данные, определенные выводы и рекомендации. Вторичные источники - менее достоверны, так как в них присутствует в большей степени искажение. На искажение сведений могут влиять не только ошибки в расчетах и выводах, но и высокая вероятность преднамеренного искажения с целью сокрытия определенных должностных упущений, поэтому сведения, содержащиеся в источниках этого вида, требуют перепроверки.

2.5 Организация потоков информации

Для постановки и решения многих задач в управлении используется информация, представленная в нескольких массивах. Центральным звеном в организации потоков информации является определение маршрутов ее движения и периодичность циркуляции между источниками и потребителями.

Итак, процесс потребления информационных ресурсов реализуется в виде информационных потоков. При создании ИС необходимо рационально организовать информационные потоки, а также добиться усиления их интенсивности. Для решения этих задач при проектировании ИС рекомендуется провести анализ информационных потоков, который позволяет изучить существующую систему организации информационного обеспечения, создает основу для дальнейшего совершенствования и оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа:

1) обследование;

2) построение и анализ информационной модели рассматриваемой организации.

Основу проектирования УИС составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота, характерных для той предметной области, в которой создается данная информационная система. В настоящее время отсутствуют ГОСТы, нормативные материалы, регламентирующие проведение обследования и анализа информационных потоков при проектировании ИС. Однако эти вопросы нашли отражение в нормативных материалах по АСУ (ГОСТ 24.208-80, ГОСТ 23.501.15-81, РТМ 25575-83 и др.), которые могут быть использованы для организации работ в рассматриваемых случаях.

При анализе информационных потоков необходимо учитывать движение информации в следующих направлениях:

1. По вертикали, т.е. по иерархическим уровням. Анализ вертикальных потоков по восходящей и нисходящей линиям позволяет выявить преемственность, уплотнение, усреднение, выход информации. Анализ преемственности информации высвечивает сквозные показатели, проходящие через все уровни управления, и выделить те из них, которые характерны для одного и того же явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения информационного обеспечения на различных иерархических ступенях.

Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие. Это связано с общими закономерностями передачи информации на более высокий уровень;

2. Горизонтальное движение информации. Основная направленность такого анализа состоит в сопоставлении схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений. Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов информации является сетевой анализ, где событиями является принятие конкретных решений, а путями - поток информации.

В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений (для наглядности рекомендуется построить схему). Графический анализ дает достаточно полное представление о рациональности информационных потоков. При этом необходимо учитывать прямоточность движения, ритмичность, специализацию потоков информации, плотность (интенсивность), параллельность движения потоков.

Структура информационных потоков выявляется путем анализа строения организации, структуры документооборота и движения недокументированной информации.

2.6 Основные вопросы при разработке информационных систем

Основными вопросами, которые встают перед разработчиком системы, когда он начинает размышлять об основном информационном массиве, являются следующие: сколько необходимо иметь уровней данных; способна ли ИС обслужить все имеющиеся в фирме уровни управления с их различными потребностями в информации при использовании единого основного массива данных.

Например, в УИС коммерческого банка кассиру необходимо иметь доступ к подробной информации, касающейся каждого счета, т.е. к текущему балансу, сумме чеков и т.д. Однако такая информация не представляет интереса для уровня оперативного управления. Управляющие этого уровня заинтересованы в кумулятивной информации по группам счетов. А на уровне формирования политики для управляющих высшего звена нужна информация еще более широкого характера, касающаяся займов, поступлений и прогнозов роста суммы вкладов. Таким образом, главная задача проектировщика ИС - попытаться интегрировать основной массив данных таким образом, чтобы он мог быть использован всеми уровнями управления фирмы и ее подразделениями.

С целью организации информационного массива необходимо продумать соответствующий классификатор. Содержащаяся в массиве информация классифицируется по следующим признакам:

2) способ получения;

3) периодичность поступления;

4) характер применения в процессе управления.

По направлению движения информация разделяется на:

1) входящую;

2) промежуточную (внутреннюю);

3) исходящую.

По периодичности поступления она разбивается на:

1) непрерывно поступающую;

2) ежедневную;

3) еженедельную;

4) ежемесячную и т.д.

Указанные периоды устанавливаются для каждой разновидности информации.

По характеру участия в процессе управления информация делится на:

1) нормативную;

2) справочную;

3) плановую;

4) аналитическую (оперативную);

5) отчетную.

3. Автоматизированные информационные системы

3.1 Общая характеристика АИС

1. АИС - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

2. АИС - взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Подобные документы

Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013

Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 27.11.2013

Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.

дипломная работа , добавлен 29.01.2013

Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013

Конфиденциальное делопроизводство: сущность и содержание, основные закономерности и принципы реализации, нормативно-правовое обоснование и значение. Методика и нормы автоматизации процессов документационного обеспечения управления на предприятии.

контрольная работа , добавлен 06.04.2014

Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011

Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016

Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Назначение, структура и функции автоматизированых систем ДОУ.

Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.

Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:

Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов

Организация документооборота и исполнения документов

Организация контроля исполнения документов

Организация хранения документов, поисковая система.

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота "ГРАН-ДОК" предназначена для государственных и муниципальных структур управления, а также организаций и предприятий, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства.

Система включает в себя три подсистемы

Основные документы организации:

письма граждан;

служебная корреспонденция;

входящие распорядительные документы;

организационно-распорядительные документы организации;

исходящая корреспонденция.

Устные обращения граждан.

Устные обращения представителей организаций.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба.

1С:Документооборот - программный продукт российской фирмы «1С» предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) делопроизводства.

Documentum 4i компании Documentum является одним из признанных лидеров рынка средств управления документами и информационным наполнением. Documentum 4i содержит средства для управления структурированными и неструктурированными документами, обмена большими объемами данных с другими приложениями внутри предприятия и за его пределами. Этот продукт по существу представляет собой открытую масштабируемую платформу, интегрирующуюся с другими инструментами и системами.

Domino.Doc позволяет использовать возможности платформы Lotus Domino/Notes для быстрого построения систем делопроизводства и документооборота с учетом специфических для предприятия бизнес-процессов. С помощью этого продукта можно решать такие задачи, как управление жизненным циклом документа - от авторской разработки до утверждения, распространения и архивирования; распределенное редактирование документа; контроль версий; полнотекстовый поиск; уведомления об изменениях в документах; применение шаблонов; полномасштабные средства идентификации пользователей; средства защиты данных.

Электронный архив или электронная архивная система – это корпоративная информационная система класса ECM (enterprise content management system), автоматизирующая процедуры архивного дела.

«Саперион» Компания «ЭЛАР» разработала систему «Саперион», которая является системой управления ин- формационными ресурсами организации. Ее компоненты могут быть использованы для решения задачи создания электронного архива организации. Особенностью системы является возможность промышленного перевода большого количества бумажных документов в электронный вид. Неудобством при использовании системы может являться единое совместное хранение документов, находящихся «в работе», и исполненных документов. Все документы организации, в том числе и проекты, предлагается сразу сохранять в папке «Архив

АиТ:\Управление персоналом. Занимает определенную долю российского рынка и состоит из следующих модулей: заработная плата; кадровый учет; табельный учет; персонифицированный пенсионный учет; конфигурация системы; учет коллективных и бригадных работ. Для решения других задач кадрового менеджмента, например, аттестации и оценки персонала, могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей.

Процесс автоматизации бухгалтерского учета повлек за собой автоматизацию и других этапов производственного процесса, что впоследствии привело к объединению и созданию программных продуктов, которые полностью от начала до конца автоматизируют весь цикл работы предприятия

1С: Бухгалтерия:

Функционирует в операционной системе Windows;

Предназначена для малых и средних предприятий;

Является универсальной программой;

Имеет множество версий, а именно: «Для бюджетных организаций», «Упрощенная система налогообложения» и т.д.

Для анализа финансово-экономического состояния предприятия могут использоваться следующие программы:

«ИНЭК – Аналитик» - старейшая программа финансового анализа. Она выпускается примерно с 1991 года, имеет несколько тысяч пользователей, рекомендована Управлением по банкротству и т.д. С точки зрения финансового анализа это наиболее сильная система, в первую очередь по методическому наполнению.

Программа финансового анализа - ФинЭкАнали з позволяет решать широкий спектр финансовых задач, ускоряет и повышает качество проведения анализа финансового состояния предприятия и делает его комплексным. Это незаменимый помощник для экономиста, финансового специалиста, бухгалтера и арбитражного управляющего.

С помощью программы проводится анализ финансового состояния предприятий и анализ хозяйственной деятельности.

«1С:CRM ПРОФ» представляет собой инструмент, служащий для регистрации и распределения контактов, проведения и оценки маркетинговых мероприятий, осуществления и контроля основных бизнес-процессов, планирования и анализа продаж. Это универсальное решение, которое можно использовать и как самостоятельную программу и в качестве расширения CRM-функционала конфигураций на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» создана АО «Консультант Плюс» и распространяется с 1992г. Система хорошо известна и по состоянию на начало 2005г. занимает одну из лидирующих позиций на территории России. Сеть компании «Консультант Плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачу информации пользователям.

Система «Гарант » представляет собой справочную систему, которая обеспечивает поиск и работу с различными документами правового характера. В систему входят нормативные документы, комментарии и разъяснения, судебная и арбитражная практика, а также толковые словари.

Предыдущая статья: Кто продает им еду и напитки? Следующая статья: Мойка в гараже: как правильно все сделать